Excel関数で名前を姓(名字)と名(下の名前)に分割する方法

年賀状

今年も年賀状を書く季節になりました。

自分で年賀状を印刷する場合、パソコンの年賀状作成用ソフトを使うことが多いと思います。その時に、Excelの住所録データを使って宛名印刷をすることができます。

今回サポートするデータは、名前(姓名)がひとつのセルに入っていて、年賀状ソフトで必要な姓(名字)と名(下の名前)が分かれた形になっていませんでした。

このような時に、Excel関数を使って名前を分割した方法を書いてみます。

 

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名前から姓(名字)だけを取り出す

名前から姓(名字)だけを関数を使って抽出します。

姓は名前の最初(左側)から始まるので、左端から文字を取り出します。

セルの左端から、指定した文字数だけを取り出す関数に「LEFT関数」があります。LEFT(レフト)は英語の左という意味なので覚えやすいですね。

LEFT関数とは

LEFT関数は LEFT(文字列,文字数)の順番に入力すればOKです。

たとえば、A2セル「本田 圭佑」から姓の「本田」だけを取り出したい場合です。

取り出したい文字列があるセルはA2、取り出したい文字数は2文字なので、表示したいB2セルに「=LEFT(A2,2)」と入力します。

LEFT関数

すると、「本田」だけが抽出できます。

LEFT関数-2

この方法では、姓が2文字の人には対応しますが、「長谷部 誠」のように姓が3文字の人になると、「長谷」しか取り出すことができません。

LEFT関数-3

そこで、もう一手間かけます。

このデータをみてみると、空白(全角の)が姓と名の間に入っていたので、そこを基準に取り出すことにしました。

空白の場所を探して、それより前を姓として取り出します。使った関数は「FIND関数」です。FIND(ファインド)は英語で見つけるという意味です。

FIND関数とは、

FIND関数は、FIND(検索文字列,対象,開始位置)を入力します。開始位置は先頭文字から検索する場合は省略できます。

たとえば、A2セル「本田 圭佑」から空白の場所を探してみます。

探したい文字列は全角の空白、探したいセルはA2なので、表示したいB2セルに「=FIND(” ”,A2)」と入力します。

FIND関数

すると、3と表示されました。空白は3文字目なので、これでOKです。

FIND関数-2

姓の文字数は、空白の1つ前の文字までなので、空白の3文字目から1文字を引いた2文字となります。

これをFIND関数にあてはめてみます。「=FIND(” ”,A2)-1」と入力します。

FIND関数-3

すると、ばっちり姓の文字数が表示されました。「長谷部」は3文字、「乾」は1文字となっているのが確認できます。

FIND関数-4

LEFT関数とFIND関数を組み合わせる

では、この2つの関数を組み合わせて、姓の部分を取り出してみます。

LEFT関数の文字数のところにFIND関数を入れます。
表示したいB2セルに「=LEFT(A2,FIND(” ”,A2)-1)と入力します。

LEFT関数+FIND関数

これをB列全部に入力してみると、ちゃんと姓だけが抽出できました。

LEFT関数+FIND関数-2

名前から名(下の名前)だけを取り出す

ここまでできると、あと少しです。名はほぼ同じ要領でできます。

セルの右端から、指定した文字数だけを取り出す関数に「RIGHT関数」があります。RIGHT(ライト)は英語の右という意味ですね。

RIGHT関数とは

RIGHT関数は、RIGHT(文字列,文字数)の順番に入力すればOKです。

たとえば、A2セル「本田 圭佑」から名の「圭佑」だけを取り出したい場合です。

取り出したい文字列があるセルはA2、取り出したい文字数は2文字なので、表示したいC2セルに「=RIGHT(A2,2)」と入力します。

RIGHT関数

すると、「圭佑」だけが抽出できます。

RIGHT関数-2

あとは、文字数の変化に対応できればOKです。

「本田 圭佑」の場合だと、全部の文字数(空白こみで5文字)から空白の3文字目を引いた2文字が名の文字数となります。セル内の文字数はLEN関数を使って数えればOKです。

LEN関数とは

LEN関数は、LEN(文字列)と入力すればOKです。

たとえば、A2セル「本田 圭佑」の文字数を調べる場合、表示したいC2セルに「=LEN(A2)」と入力します。

LEN関数

すると、「本田 圭佑」の文字数が5と表示されます。空白を1文字として数えているため、4ではなく、5となっています。

LEN関数-2

RIGHT関数とLEN関数とFIND関数を組み合わせる

では、この3つの関数を組み合わせて、名の部分を取り出してみます。

RIGHT関数の文字数のところにLEN関数、FIND関数を入れます。セル内の名前全部の文字数(LEN)から空白の文字のあるところ(FIND)を引いた文字数となります。

表示したいC2セルに「=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“ ”,A2))」と入力します。

RIGHT関数+LEN関数+FIND関数

これをC列全部に入力してみると、ちゃんと名だけが抽出できました。

RIGHT関数+LEN関数+FIND関数-2

まとめ(@fujitaka18をフォロー)

名前の数が多い場合は、手作業で修正するよりも関数に頼った方が速いでしょう。正確にできますしね。

今回サポートしたデータは、キレイにデータが入力されていたので問題ありませんでしたが、うまくいかない場合には、目に見えないデータがジャマをしている可能性があります。

姓と名の間の空白が全角/半角が混ざっていたり、名前の後ろに空白(スペース)があるような場合です。

うまくいかなかった時は、そのあたりをチェックしてみたらいいと思います。

年賀状作成は大変な作業ですが、表面(宛名書き)はできるだけカンタンに済ませて、裏面のデザインやメッセージに時間をかけたいものです。

 -知って得する Excel の使い方

 

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